Wanneer is een RI&E verplicht?

Het korte antwoord: bijna altijd. Een RI&E (risico inventarisatie en evaluatie) is wettelijk verplicht voor elke werkgever met personeel. Ook als je maar één medewerker in dienst hebt. Toch heeft ruim de helft van de Nederlandse bedrijven geen RI&E, vaak omdat ze denken dat de verplichting niet voor hen geldt. In dit artikel leggen we uit wat de Arbowet precies van je vraagt, welke uitzonderingen er zijn en wat er gebeurt als je geen RI&E hebt.

Wat is een RI&E?

Een RI&E is een onderzoek naar alle risico’s voor de veiligheid en gezondheid van je medewerkers. Denk aan fysieke risico’s zoals werken op hoogte, gevaarlijke stoffen of beeldschermwerk. Maar ook aan psychosociale risico’s zoals werkdruk, agressie door klanten of ongewenst gedrag tussen collega’s. Voor die psychosociale kant bestaat een aparte verdieping, de RI&E PSA.

De RI&E bestaat uit twee delen. Eerst breng je alle risico’s in kaart en beoordeel je hoe groot ze zijn. Daarna maak je een plan van aanpak: welke maatregelen neem je, wie is verantwoordelijk en wanneer is het geregeld? Dat plan van aanpak is geen extraatje. Het is een verplicht onderdeel van de RI&E.

Een RI&E is dus geen papieren afvinklijst. Het is de basis van je hele arbobeleid. Alles wat je doet aan gezond en veilig werken begint hier.

Wat zegt de Arbowet over de RI&E?

De verplichting staat in artikel 5 van de Arbowet. De regel is simpel: heb je personeel in dienst, dan moet je een RI&E hebben. Het maakt niet uit in welke sector je werkt, hoe groot je bedrijf is of hoeveel risico je denkt te lopen. Een kantoor met drie medewerkers is net zo verplicht als een productiebedrijf met driehonderd.

De verplichting geldt vanaf de eerste medewerker. En let op: ook uitzendkrachten, stagiairs en oproepkrachten tellen mee. Werk je met uitzendkrachten, dan moet je als inlener bovendien het relevante deel van je RI&E delen met het uitzendbureau.

Er is geen overgangsperiode. De RI&E moet er zijn zodra je werkgever wordt, niet pas na een jaar of bij een controle.

Welke uitzonderingen zijn er?

Er zijn een paar situaties waarin de regels anders liggen:

• Ben je zzp’er zonder personeel? Dan hoef je geen RI&E te maken. De verplichting geldt alleen voor werkgevers.
• Werken alle medewerkers samen minder dan 40 uur per week? Dan mag je een verkorte versie gebruiken, de Checklist Gezondheidsrisico’s. Je bent dus niet vrijgesteld, maar de vorm is lichter.
• Werk je alleen met vrijwilligers? Dan is een RI&E meestal niet verplicht. Dat verandert als vrijwilligers werken met gevaarlijke stoffen of biologische agentia. Dan moet je voor die risico’s wel een RI&E hebben.

Voor alle andere werkgevers geldt: geen uitzondering, gewoon doen.

Moet een RI&E getoetst worden?

In de meeste gevallen wel. Een gecertificeerde arbodienst of kerndeskundige controleert dan of je RI&E compleet en betrouwbaar is en of hij past bij de situatie in je organisatie.

Er is één belangrijke uitzondering. Heb je 25 of minder medewerkers en gebruik je een erkend branche RI&E instrument? Dan hoef je de RI&E niet te laten toetsen. Check dus altijd of jouw branche een erkend instrument heeft en of dat erkend is voor toetsingsvrijstelling.

Voor gemeenten en grotere organisaties geldt de vrijstelling niet. Daar is toetsing altijd verplicht.

Hoe vaak moet je een RI&E vernieuwen?

De wet noemt geen vaste termijn. Wel staat er dat je RI&E actueel moet zijn. In de praktijk betekent dat: pas je RI&E aan bij elke grote verandering in je organisatie. Denk aan een verhuizing, nieuwe machines, een reorganisatie, thuiswerken of nieuwe taken met andere risico’s.

Onze vuistregel: kijk er elk jaar kritisch naar en vernieuw de RI&E in elk geval elke vier tot vijf jaar volledig. Een RI&E uit 2018 waarin corona, hybride werken en de huidige bezetting niet voorkomen, is niet actueel. En een verouderde RI&E telt bij een inspectie als geen RI&E.

Wat gebeurt er als je geen RI&E hebt?

Het ontbreken van een RI&E is een overtreding waar de Nederlandse Arbeidsinspectie direct een boete voor kan opleggen. Er komt dus niet eerst een waarschuwing. Hetzelfde geldt voor een ontbrekend plan van aanpak.

Maar de boete is niet het grootste risico. Gebeurt er een ongeval en heb je geen RI&E, dan sta je als werkgever meteen op achterstand. Je kunt niet aantonen dat je de risico’s kende en er iets aan deed. Dat weegt zwaar bij aansprakelijkheid, ook richting je verzekeraar.

En misschien wel het belangrijkste: zonder RI&E stuur je blind. Je weet niet waar de echte risico’s zitten, dus je kunt verzuim, ongevallen en uitval niet gericht voorkomen.

Wat levert een goede RI&E op?

Veel organisaties zien de RI&E als een verplicht nummer. Zonde, want een goede RI&E levert je iets op. Hij laat zien waar je grootste risico’s zitten, waar medewerkers tegenaan lopen en welke maatregelen echt verschil maken. Zeker de psychosociale kant blijft in standaardchecklists vaak onderbelicht, terwijl daar bij veel organisaties de grootste uitval zit.

Het verschil zit in wat je ermee doet. Een RI&E die in de la verdwijnt, voldoet misschien aan de letter van de wet. Maar pas als het plan van aanpak wordt uitgevoerd, wordt het werk er veiliger en gezonder van. Vaak hoort daar ook een periodiek gezondheidsonderzoek bij, zoals een PAGO, zodat je de risico’s uit de RI&E ook bij je medewerkers zelf in beeld houdt. Niet afvinken, maar doorpakken.